19.02.2024

Функции департамента материально технического обеспечения. Структура управления материально-техническим обеспечением. Взаимоотношения с другими подразделениями


Положение об отделе материально-технического обеспечения Краевого государственного казенного учреждения

«Центр обеспечения действий по гражданской обороне, чрезвычайным ситуациям и пожарной безопасности в Камчатском крае»

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1.1. Настоящее Положение определяет основные задачи, функции и организационно-правовые аспекты деятельности отдела материально-технического обеспечения (далее ОМТО) Краевого государственного казенного учреждения «Центр обеспечения действий по гражданской обороне, чрезвычайным ситуациям и пожарной безопасности в Камчатском крае».

1.2. Непосредственное руководство ОМТО осуществляет начальник отдела материально - технического обеспечения КГКУ «ЦОД» (далее - начальник ОМТО, общее руководство - заместитель директора по материально - техническому обеспечению КГКУ «ЦОД» (далее - заместитель директора по МТО).

1.3. В своей деятельности работники ОМТО руководствуются законодательством Российской Федерации, законами и иными нормативно- правовыми актами Камчатского края, приказами и распоряжениями КГКУ «ЦОД», Министерства специальных программ Камчатского края и настоящим Положением.

1.4. Работа ОМТО осуществляется на основе годового плана материально-технического обеспечения подразделений КГКУ «ЦОД», годового плана закупок КГКУ «ЦОД» и месячных планов работы ОМТО, планов северного завоза материальных ресурсов.

1.5. ОМТО в установленном порядке обеспечивается нормативными правовыми актами, справочными материалами, программным обеспечением для ПЭВМ, а также необходимыми средствами вычислительной техники, мебелью, канцелярскими принадлежностями и транспортом.

1.6. Для своевременного размещения информации на официальном сайте Российской Федерации ОМТО обеспечивается бесперебойным доступом к системе Интернет.

1.7. Структуру и штатную численность ОМТО утверждает директор КГКУ «ЦОД» по представлению заместителя директора по МТО.

1.8. ОМТО имеет в своем составе следующие подразделения: - группа закупок; - база хранения краевого резерва;

II. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ и ФУНКЦИИ ОМТО

2.1. Основными задачами ОМТО являются:

Своевременное определение потребности, использование материально- технических и денежных средств, получение, учет и хранение всех видов материально- технических средств, их распределение, выдача (отправка, передача) по назначению, доведение установленных норм до сотрудников КГКУ «ЦОД», обеспечение правильного и экономного расходования материально- технических и денежных средств и ведение в установленном порядке соответствующей отчетности;

Учет поступивших на обеспечение (укомплектование) материально- технических средств;

Накопление, хранение, освежение, учет, использование и восполнение резерва материально- технических средств на предупреждение, ликвидацию чрезвычайных ситуаций и оказание помощи пострадавшему населению;

Организация и прием материально- технических средств от поставщиков;

Подвоз материально- технических средств различными видами транспорта;

Планирование повседневной деятельности;

Создание условий для организации и проведения профессиональной подготовки работников КГКУ «ЦОД», воспитательной работы и других мероприятий повседневной деятельности;

Передача по назначению в установленном порядке материально-технических средств, оборудования, инвентаря и другого имущества;

Выявление нарушений в организации материально-технического обеспечения, оперативное принятие мер по их устранению;

Систематический контроль состояния материально- технических средств сотрудниками подразделений МТО КГКУ «ЦОД;

Своевременное и правильное списание имущества, выработав-шее установленный ресурс и не пригодных к дальнейшему использованию;

Оценка деятельности сотрудников КГКУ «ЦОД», отвечающих за материально техническое обеспечение и хозяйственную деятельность в структурных подразделениях КГКУ «ЦОД»;

Планирование, организация, проведение процедур размещения заказов для нужд КГКУ «ЦОД»;

Планирование, подготовка документации, подготовка экспертных заключений по процедурам размещения заказов;

Обеспечение законности процедур размещения заказов для государственных нужд;

Изучение рынка товаров, работ, услуг путем обобщения ответов на запросы поставщикам, исполнителям, подрядчикам;

Ведение реестра закупок у единственного поставщика;

Организация методического обеспечения по определению номенклатуры и объемов, создаваемых в целях гражданской обороны запасов материально- технических, продовольственных, медицинских и иных средств, а также создания и использования резервов материальных ресурсов для ликвидации чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, накапливаемых органами исполнительной власти Камчатского края, органами местного самоуправления и организациями, расположенными на территории Камчатского края;

Организация накопления, хранения, учета, использования и восстановления резервов материальных ресурсов Камчатского края;

Разработка предложений по совершенствованию номенклатуры и объемов краевого резерва материальных ресурсов, а также накопления, хранения, учета, освежения, использования и восполнения краевого резерва материальных ресурсов;

Осуществление сбора и обработки информации по накоплению, хранению, учету, использованию и восстановлению краевого резерва материальных ресурсов, резервов материальных ресурсов городских округов и муниципальных районов, городских и сельских поселений, резервов материальных ресурсов организаций и учреждений, расположенных на территории Камчатского края;

Организация и контроль складского учета;

Порядок на складах в соответствии с требованиями ведения складского хозяйства;

Организация работы с потенциальными перевозчиками материальных ресурсов на север;

Сбор и обобщение информации о потребности материальных запасов в подразделениях КГКУ «ЦОД», контроль за их использованием.

III. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СЛУЖЕБНЫЕ СВЯЗИ).

3.1. Для выполнения функций и реализаций прав ОМТО взаимодействуют со структурными подразделениями КГКУ «ЦОД.

IV. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.

4.1. Должностные лица ОМТО КГКУ «ЦОД» пользуются всеми трудовыми правами и обязанностями, несут индивидуальную материальную ответственность в соответствии с заключенными с директором КГКУ «ЦОД» договорами и Трудовым кодексом Российской Федерации;

4.2. ОМТО имеет право:

Давать структурным подразделениям КГКУ «ЦОД» указания по расходованию материально-технических ресурсов, которые являются обязательными к исполнению;

Требовать и получать от всех структурных подразделений сведения, необходимые для выполнения возложенных на ОМТО задач;

Контролировать рациональность и правильность использования материально-технических ресурсов подразделениями;

Вести переписку по вопросам материально технического снабжения;

Представительствовать в установленном порядке от имени КГКУ «ЦОД» по вопросам, относящимся к компетенции ОМТО, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями;

Вносить предложения руководству КГКУ «ЦОД» о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц подразделений по результатам проверок;

Соблюдать правила охраны труда и техники безопасности.

Биография

Начальник - Егорова Татьяна Николаевна
Адрес: г. Чебоксары, ул. К. Маркса, 56, кабинет №229
т. 8 (8 352) 62-61-51


Задачи и функции отдела


1. Отдел реализует следующие полномочия в установленной сфере деятельности:
1.1. Материально-техническое снабжение Управления и его территориальных отделов, включая обеспечение оргтехникой и периодическими изданиями;
1.2. Создание хозяйственно – бытовых условий для эффективности работы сотрудников Управления;
1.3. Осуществление контроля за функциональным состоянием служебных помещений гражданских служащих центрального аппарата;
1.4. Участие в проведении процедур по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг в целях материально-технического обеспечения Управления и его территориальных отделов;
1.5. Организация технического обслуживания и ремонта офисной техники;
1.6. Обеспечение коммунально-эксплуатационного обслуживания и содержания зданий и сооружений Управления и его территориальных отделов;
1.7. Подготовка годовых планов капитального строительства и капитального ремонта;
1.8. Организация (включая разработку, согласование и утверждение предпроектной и проектной документации) и контроль за проведением капитального строительства или капитального ремонта административных и иных зданий и сооружений Управления и его территориальных отделов;
1.9. Составление проектов годовых планов потребности центрального аппарата Управления и территориальных отделов в основных средствах, капитальных вложениях, топливно-энергетических ресурсах и транспорте;
1.10. Обеспечение освоения выделенных финансовых средств на материально-техническое, хозяйственное обеспечение Управления, а также лимитов на капитальное строительство, капитальный и текущий ремонт и материальные ресурсы;
1.11. Осуществление подготовки технических заданий при проведении процедур по размещению заказов для заключения государственных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для обеспечения нужд Управления по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
1.12. Организация и обеспечение бесперебойной работы автомобильного транспорта в аппарате Управления и территориальных отделах;
1.13. Осуществление технического обслуживания и текущего ремонта автомобилей;
1.14. Транспортное обеспечение деятельности Управления;
1.15. Материально-техническое обеспечение пожарной безопасности;
1.16. Уучастие в проведении комплексных и тематических проверок территориальных отделов по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;
1.17. Формирование установленной отчетности по предмету деятельности отдела;
1.18. Координация и контроль за деятельностью структурных подразделений и территориальных отделов Управления по вопросам, отнесенным к ведению отдела;
1.19. Выполнение иных функций по поручению руководства Управления, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

МТО - деятельность, характерная практически для каждой организации. Аббревиатура расшифровывается так: "материально-техническое обеспечение". Это главная тема статьи. Помимо определения, мы рассмотрим функции, формы, организацию МТО, управление им, составление планов обеспечения и другие важные вопросы по теме.

Определение

Материально-техническое обеспечение - это один из видов коммерческой деятельности, обеспечивающей организацию, соответственно, материальными и техническими ресурсами.

И более детальное определение. Материально-техническое обеспечение - система использования и обращения основных, оборотных фондов организации (сырья, машин, полуфабрикатов и проч.), средств труда. А также их дальнейшее распределение по бизнес-единицам, структурным отделам, потребление в производственном процессе.

Главная цель МТО - предоставить материальные и технические ресурсы производству в обговоренных объемах, в указанную локацию.

Функции

Функции материально-технического обеспечения - это две категории: технологические и коммерческие. Рассмотрим их.

Коммерческие функции МТО, в свою очередь, разделяются снова на две группы. Основные - это непосредственно покупка или аренда технических и материальных ресурсов. Вспомогательные функции МТО - следующее:

  • Маркетинговые. Решение по выбору того или иного поставщика, обоснование доверия данному партнеру.
  • обеспечение покупки/аренды ресурсов, защита спектра прав собственности, а также сопровождение деловых переговоров. Заключение сделок и контроль за их исполнением.

Технологические функции материально-технического обеспечения учреждения:

  • Решение вопросов по процессам доставки и хранения ресурсов.
  • Распаковка, заготовка, консервация ресурсов.
  • Предварительная обработка сырья и иных ресурсов.

Главные обязанности отдела

Материально-техническое обеспечение деятельности - это исполнение ряда последовательных и взаимосвязанных задач:

  • Планирование потребности организации в ресурсах. За основу берутся данные о двух показателях производства - фондоотдаче и материалоемкости. Информация определяет оптимальные , необходимые для конкретного производственного цикла или отдельного выпуска определенной партии изделий/услуг.
  • Заготовительная задача. МТО ведет на базе предприятия оперативные и заготовительные работы согласно планам потребностей. Также контролирует процессы заключения договоров поставки, анализирует "ошибки" производства.
  • Хранение материалов и заготовленного сырья. Организация складского характера. Кроме того, в обязанности отдела входит разработка инструкций и указаний, по которым должно осуществляться хранение и использование запасов.
  • Учет заготовленных ресурсов. Строгий контроль за их выдачей структурным подразделениям.

Формы МТО

Центр материально-технического обеспечения может быть разным. Все зависит от специфики самого предприятия или фирмы.

Рассмотрим самые распространенные формы материально-технического обеспечения организации:

  • Поставка полуфабрикатов, готовой продукции или услуг технического характера по хозяйственным прямым связям.
  • Оптовая торговля определенными средствами для производства, товарами. Осуществляется через склады, товарозаготовительные базы, магазинную сеть.
  • Заемные, обменные операции, предпринимаемые в случае нехватки ресурсов, денежных средств, инвестиций.
  • Переработка отходов производства или использование вторичных ресурсов.
  • Лизинг - один из главных инструментов в мире финансов, посредством которого можно осуществить долгосрочное капиталовложение в модернизацию и переоснащение производства. Создает устойчивую материально-технологическую базу, способствует повышению конкурентоспособности, лучшему качеству выпускаемых товаров.
  • Покупка сырья и ресурсов через специальные товарные биржи. Организация импортных закупок по соответствующим соглашениям о сотрудничестве с зарубежными фирмами.
  • Развитие подсобных хозяйств (пример: изготовление тары, добыча какого-либо сырья). Осуществление дальнейшего централизованного распределения ресурсов.

Классификация форм МТО

Формы процессов материально-технического обеспечения можно разделить на две категории.

1. Транзитная (прямая). Продукцию поставляют потребителю от предприятия-изготовителя. От поставщиков закупленные товары распределяются по розничным точкам. Соответственно, здесь нет посредников, а отношения "покупатель-продавец" - это прямая хозяйственная связь.

Положительный момент: значительное ускорение процесса поставки, крепкие хозяйственные связи, отсутствие посреднических, промежуточных операций. Все это выливается в несомненный плюс: значительное уменьшение транзитных издержек. Такая форма организации МТО целесообразна при постоянном сотрудничестве, при большом объеме реализуемых ресурсов.

2. Складская. Поставка продукции осуществляется с помощью распределительных, промежуточных складских терминалов и комплексов. Удобна для тех случаев, когда материалы и сырье потребляются в малых количествах. Первоначально ресурсы тут закупаются по оптовым ценам, затем их отправляют на склады, а оттуда - конечному потребителю. Производственные запасы начинают снижаться, а оборачиваемость средств возрастает.

Предприятие получает возможность завозить ресурсы в удобное время, в количестве, необходимом "сейчас". Это дает посредникам возможность заранее подготовить груз к транспортировке, чтобы доставить его по первому запросу организации-потребителя. Но за такое удобство расходы несут сами покупатели - вводятся так называемые складские наценки. При всех плюсах такая форма организации МТО все же увеличивает общие издержки производства.

Организационная структура

Управление материально-техническим обеспечением - это организация двух процессов: закупки и управление снабжением. Разберем это подробнее.

Организация закупок:

  • Управление закупками определенных работ.
  • Организация закупки необходимого сырья, оборудования. Это управление закупками материалов, закупками оборудования и закупками услуг.
  • Управление закупками консультационной помощи.

Теперь второй процесс. Управление снабжением - это следующие векторы деятельности:

  • Управление запасами.
  • Управление поставками собственной продукции.
  • Управление распределением ресурсов внутри самой же организации.

Формы организации управления

Управление материально-техническим обеспечением - выбор одной из трех предполагаемых форм доставки ресурсов:

  • Децентрализованная. Цеха, отделения предприятия сами вывозят необходимое им сырье с производственных складов. Используется служебный транспорт. Такая форма более подходит для тех предприятий, которые осуществляют индивидуальное или мелкосерийное производство.
  • Централизованная. Наоборот, подходит для предприятий, которые уже нацелены на массовое производство. Склады по предварительно составленному графику передают цехам определенное количество требуемых материальных ресурсов. Такая организация предоставляет возможность заранее подготовиться доставке, более целесообразно использовать транспорт, вспомогательные рабочие отделы, которые непосредственно заняты развозом требуемого сырья по цехам. Централизованная доставка ресурсов, кроме того, значительно упрощает систему учета и контроля за прохождением сырья, оборудования, материалов от главного склада до конкретного рабочего места.
  • Смешанная. При такой форме наблюдается совместное использование и централизованной, и децентрализованной формы. Соответственно, какие-то ресурсы определенным цехам поставляются по установленному графику. В то же время сырье другого качества подразделения организации вывозят из складов сами, задействуя служебный транспорт.

Структуры управления

Для предприятия характерна систематизация служб, отделов материального обеспечения. Выделяется три основные структуры управления:

  • Функциональная. Каждое подразделение выполняет свою строго определенную функцию. Такое разделение характерно для предприятий, занятых в мелкосерийном или единичном производстве, имеющих небольшую номенклатуру и малые объемы материалов.
  • Согласно товарному принципу. Тут отдельные подразделения МТО проделывают весь комплекс работ по снабжению сырьем. Такое управление более всего характерно для массовых, крупносерийных производств, которые отличает широкая номенклатура, масштабные запасы сырья.
  • Комбинированная. Часть специалистов отдела занята вопросами внешнего ресурсообеспечения. Другие же сотрудники занимаются внутрипроизводственным перемещением сырья, оборудования и других необходимых ресурсов.

Недостатки в организации МТО

Если программа материально-технического обеспечения выстроена неправильно, то это может привести к ряду негативных последствий масштаба всего предприятия. Например:

  • Недовыпуск продукции. Ведет, тем самым, к снижению прибыли.
  • Возрастание систематических расходов из-за простоев (следствие недостатка ресурсов для производства).
  • Выпуск бракованной продукции.
  • Снижение конкурентоспособности изделий.
  • Потери из-за порчи сырья, невостребованного из-за чрезмерных запасов.

План МТО

Планирование МТО - это получение основания для принятия решения по поводу закупки сырья. Здесь выделяются следующие этапы планирования:

  1. Исследование рынка. Это сбор, анализ, обработка и оценка данных о предложениях, их ассортименте, стоимости необходимых материалов и сырья. Анализ расходов по их доставке.
  2. Расчет потребности предприятия в этих ресурсах на основании баланса МТО. Учитываются как внешние, так и внутренние источники обеспечения.
  3. Составление планов закупок.
  4. Анализ произведенной закупки.

Оперативная работа по МТО

Оперативной работой по материально-техническому обучению считается следующее:

  • Получение, а также учет различных фондовых извещений на распределяемую продукцию (более характерно для централизованных предприятий).
  • Посредством МТО организация заказывает получение сырья от поставщиков, заключает с ними соглашения о сотрудничестве, осуществляет контроль за их исполнением.
  • Специфицирование производственных фондов. Иными словами, определение потребности предприятия в каком-либо сырье, материалах по специальной номенклатуре-ценнику. Там все ресурсы распределены по типам, размерам, профилям и иным характеристикам.
  • Количественный и качественный прием необходимого сырья.
  • Процесс организации снабжения цехов, производственных подразделений.
  • Управление доставкой материалов и оборудования в цеха.

Материально-техническое обеспечение - это как снабжение организации необходимым сырьем и оборудованием, так и планирование внутренних перемещений ресурсов по цехам. От его грамотной организации, выбора нужной формы управления поставками во многом зависит успех всего предприятия.

Отдел материально-технического обеспечения (далее – Отдел) является самостоятельным структурным подразделением входящий в состав –управления вспомогательных служб, которое в непосредственном подчинении руководителя компании- ОАО «Томскгазпром»

В своей деятельности отдел руководствуется:

Гражданский кодекс Российской Федерации;

Федеральный закон «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18 июля 2011 года № 223-ФЗ;

Положение о закупках товаров, работ, услуг ОАО «Томскгазпром»;

Положение о договорной работе ОАО «Томскгазпром».

Уставом общества

Приказами и распоряжениями генерального директора;

Должностными и рабочими инструкциями;

Правилами внутреннего распорядка и иными нормативными актами;

Приказами, распоряжения департамента управления корпоративными затратами (далее ДУКЗ) ОАО «Газпром».

2.3 ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

Основной целью отдела материально-технического обеспечения является полное и своевременное обеспечение всех процессов и видов деятельности компании материально-техническими ресурсами необходимого качества и количества.

Задачами отдела материально-технического обеспечения являются:

Определение потребности в материально-технических ресурсах, необходимых для результативной работы компании. А именно, потребность определять годовую, полугодовую, квартальную и ежемесячную;

Оперативно собирать заявки от производственных подразделений, с целью дальнейшего планирования бюджета;

Реализация планов размещения закупок для обеспечения деятельности компании,

Контроль качества закупок. Определять критерии, которые бы позволяли закупать продукции лучшего качества;

Контроль выполнения заявок от структурных подразделений на материально-техническое обеспечение; Ежемесячный мониторинг (процент выполнения) выполнения заявок, которые подали производственные подразделения;

Организация работы складского учета и обеспечение необходимых условий хранения материально-технических ресурсов; Создания таких условий,чтобы оперативно собиралась информация о наличии ТМЦ на складе, ее качественном хранении,передвижении на дальнейшие месторождения. Основной склад ОАО «Томскгазпром» находится в г.Томске. Так как предприятие имеет месторождения, а значит, у каждого месторождения есть потребности в ТМЦ. То задачей является в данном случае оперативность доставки товаров до складов, которые находятся на месторождениях общества. Здесь должно учитываться, время, затраченное на доставку, стоимость доставки. Будь это автотранспорт, водный транспорт или воздушный.



Мониторинг и анализ распределения и расходования материально-технических ресурсов в структурных подразделениях компании с целью организации их рационального использования;

Анализ деятельности по осуществлению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг в целях ее оптимизации и экономии денежных средств компании.

2.4 ФУНКЦИИ ОМТО

Основными функциями отдела материально-технического обеспечения являются:

Сбор и регистрация заявок и технических заданий от производственных подразделений и дальнейшее их размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг при помощи конкурсов;

Составление реестра заявок по направлениям и группам закупщиков компании;

Определение способа и даты размещения конкурсов на официальном сайте компании (http://www.vostokgazprom.ru/tenders/doters/), указанных в плане закупок компании;

Подготовка проектной документации для проведения открытых запросов предложений и аукционов;

Размещение плана закупок на поставки товаров, оказание услуг по перевозке ТМЦ согласно утвержденному плану;

Подписание договоров с поставщиками (исполнителями, подрядчиками);

Контроль исполнения условий договоров;

Подготовка претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств;

Организация доставки материально-технических ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками на месторождения общества;

Контроль качества закупок;

Обеспечение надлежащих условий хранения приобретенных материально-технических ресурсов на складах Общества;

Распределение материально-технических ресурсов по структурным подразделениям согласно заявкам, техническим заданиям и установленным нормам;

Контроль выполнения заявок от структурных подразделений на материально-техническое обеспечение;

Составление годовых отчетов о материально-техническом обеспечении компании.

2.5 СТРУКТУРА И ШТАТЫ

4.1 Организационная структура управления вспомогательных служб отдела материально-технического обеспечения(далее ОМТО).

В структуру отдела входят:

Начальник отдела материально-технического обеспечения;

Заместитель начальника отдела материально-технического обеспечения;

Заведующие складами в г. Томске и на месторождениях;

Кладовщики;

Ведущие специалисты ОМТО

Специалисты ОМТО

Структура отдела материально-технического обеспечения представлена на рисунке 1 (Приложение А).

Этапы работы ОМТО

Существуют несколько этапов прохождения закупа того или иного товара для производственного подразделения, начиная от подачи заявки и исполнением договора. Более подробно этапы опишем.

1.Формирование бюджета

Первым этапом можно отнести следующее. ОМТО при помощи производственных подразделений обсчитывают годовую потребность Общества в тех или иных группах товаров. Это может быть - арматура, лакокрасочная продукция, резинотехнические изделия и т.п. Далее после того как подразделения определились с выбранной номенклатурой на следующий год и количеством, они подаю эти годовые заявки ОМТО для дальнейшего изучения и проставления цен на следующий год. Тем самым ОМТО формирует годовой бюджет затрат на материалы, которое планирует потратить Общество на следующий год. Цены формируются при помощи статистики, а именно берется цена той или ной номенклатуры, которая ранее уже закупалось и умножается на коэффициент инфляции. В результате формируется бюджет затрат.

2. Подача оперативных заявок

После того как определились с бюджетом, который в свою очередь согласуется генеральным директором, ОМТО распределяет тот годовой перечень номенклатуры по группам закупщиков. Всю номенклатуру разбивают по характеристикам, свойствам,которые идентичны по функциональному значению. Например, рукава резиновые, техпластина, набивка сальниковая –эти номенклатуры можно объединить в одну группу- резинотехнические изделия. После того как определились с группами закупщиков, ОМТО определяет срок подачи оперативных заявок на следующий год. Здесь необходимо учитывать несколько моментов. Первое - сроки изготовления продукции. К примеру арматура,как правило высокотехнологичное оборудовании и на ее изготовления заводы дают по полгода и более. Второе- адрес доставки, т.е. есть месторождения, где дороги существуют только при помощи автозимников. К примеру, заявки на горюче-смазочные материалы следует подавать в ноябре-декабре месяце, для того чтобы успеть сформировать план, провести конкурс и успеть завести по автозимникам. При этом надо еще учитывать сроки исполнения договора.

3. Формирование плана закупок

После того как ОМТО определился с датами подач оперативных заявок, он начинает формировать план закупок на следующий год. Схема следующая- формируются конкурса по группам закупщиков, определяется общий объем, расчетно - максимальная цена и далее формируется план закупок годовой. Предприятие обязано его сформировать и выложить на официальный сайт, согласно требованиям ФЗ № 223, при этом согласовать в ДУКЗ ОАО Газпром».

4. Подготовка конкурсной документации для проведения открытых запросов предложений.

Когда план закупок утвержден ОМТО начинает выполнять основную функцию - закупать товар согласно тем характеристикам, которые требуют производственные подразделения. Начинается подготовка оформления документации для размещения ее на официальном сайте госзакупки.ру.

Первым этапом подготовка документов – это техническое задание и спецификация,которые являются неотъемлемые частями проекта договора. Пример, приложение Б и В.

Как видно из тех. Задания, видна следующая информация- характеристика товара, его количество, требования, предъявляемые к качеству товара. В спецификации информация дублируется, но добавляется условия оплаты - отсрочка платежа, предоплаты, может как 100% предоплата, так и часть предоплаты от суммы договора. В данном случае руководство компании придерживается принципа работы с поставщиками без предоплаты. Это снижает риски Покупателя в разы от недобросовестных поставщиков Далее специалисты ОМТО проводит маркетинговые исследования для определения расчетно-максимальной цены. Для этого запрашиваются предложения от потенциальных поставщиков, по 223 ФЗ должны быть не мене 3-х участников. После получения коммерческих предложения рассчитывается начальная максимальная цена контракта. (далее НМЦК). Методика расчета берется на основе методических указаний Министерства экономического развития от 2 октября 2013 года № 567 (http://forum.gov-zakupki.ru/topic12582.html). Существую несколько методик расчета НМЦК. Более подходящий метод для поставки аналогичного товара является метод сопоставимых рыночных цен, который рассчитывается по формуле:

НМЦК, определяемая методом сопоставимых рыночных цен (анализа рынка);

v - количество (объем) закупаемого товара (работы, услуги);

n - количество значений, используемых в расчете;

i - номер источника ценовой информации;

Цена единицы товара, работы, услуги, представленная в источнике с номером i, скорректированная с учетом коэффициентов (индексов), применяемых для пересчета цен товаров, работ, услуг с учетом различий в характеристиках товаров, коммерческих и (или) финансовых условий поставок товаров.

Необходимо закупить предприятию техническую ткань, а именно

1.) вафельное полотно в объеме 6200 м

2.) нетканое полотно в объеме 5000 м.

Рассылаются затем заявки потенциальным поставщикам, минимум 5 участников. После получения коммерческих предложений рассчитывается НМКЦ (Таблица 1)

Наименование поставщика Вафельное полотно Нетканое полотно
Цена за метр с НДС, руб. Сумма, всего с НДС, руб. Цена за метр с НДС, руб. Сумма, всего с НДС, руб.
Компания А 175 000 279 000
Компания Б 179 800 275 000
Компания В 279 000 39,8 199 000
Компания Г 34,5 219 480 215 000
Компания Д 192 200 29,5 147 500

Использую формулы:

НМЦК (ваф.полотн.) = 6200/5*(35+29+45+34,5+31)=216 380 рублей.

НМЦК (ваф.полотн.)= 5000/5(45+55+39,8+43+29,5)= 212 300 рублей.

В результате НМЦК на техническую ткань 216 380 + 212 300= 428 680 рублей. После чего данный конкурс вывешивается на общероссийский сайтгосзакупки.ру и «вывешен» должен не менее чем на 5 календарный дней,как правило это 20 календарных дней.

Показатели эффективности работы ОМТО

1. Одним из показателей эффективности работы отдела МТО – полнота выполнены заявок. Как правило, его рассчитывают за год, полгода, квартально и помесячно. Например, за квартал ОМТО пришли заявки от производственных подразделений в количестве 3560 строк. Как правило, строка подразумевает номенклатуру товара и ее количество. Подразделением было обработано, т.е. закуплено или на стадии отправки товара в адрес компании 2900 строк. Отсюда Коэффициент выполнения рассчитывается:

Кв=Кол-во выполн.строк/Кол-во поданных строк*100 (2.2)

Кв= 2900/3560*100=81,4%

Данный показатель можно охарактеризовать следующим образом. Заявки,которые поданы производственным подразделениями в течение квартала 2014 года выполнены на 81,4%. Как правило, хорошие результаты ОМТО должны быть выше 80% выполнения. Это говорит об оперативности и слаженности работы данного структурного подразделения.

2. Второй показатель- эффективность проведения конкурсов за определенный период времени, который включает в себя несколько показателей:

Сокращение расходов бюджетных средств;

Формула Са = Сn – Cк (2.3)

Сn – стоимость предложения, выставленного заказчиком на конкурс (начальная цена контракта);

Ск – стоимость заключенного контракта (предложение победителя)

Абсолютная эффективность.

Эа = (Цс – Цк) х К (2.4)

Цс – цена товара, с которой сравнивается контрактная цена

(1-й вариант – средняя цена товара, предложенная поставщиками;

2-й вариант – среднерыночная цена товара;

3-й вариант – контрактная цена товара на предыдущем конкурсе);

Цк – контрактная цена товара по результатам проведенного конкурса;

К – количество товара, закупленного на конкурсе.

Средняя цена товара поставщиков (принимается средневзвешенная величина цен, предложенных всеми поставщиками) – участников конкурса.

Третий показатель- Экономия бюджетных средств Общества, выделенных на цели закупок.

В данном случае берется общее количество проведенных конкурсов, а это может быть как за год, полугодие, квартал или месяц и подсчитывается данный показатель. Как правило, данный показатель оптимальный результат должен показать 5%. Если этот показатель будет превышать 5% , значит, ОМТО не правильно просчитывает НМЦК или поставщики так роняют цену, что это может в дальнейшем отразиться на качестве поставляемого товара. Расчет предоставлен ниже за полугодие проведенных конкурсов ОМТО (Приложение Г).

Как видно из расчетов эффективность работы подразделения составила 4,84% за 1 полугодие 2014 года. Это говорит о том, что НМЦК рассчитывалась изначально правильно подразделением. В среднем участники давали цену ниже, чем НМЦК на 4,84%, т.к. конкурс подразумевает конкуренция и право каждого участника на добровольное понижение своей заявки.

1.2 Функции отдела материально-технического снабжения на фирме

Основной целью МТО является доведение материальных ресурсов до конкретных производственных предприятий в заранее определенное договором место потребления.

Функции МТО классифицируются на основные и вспомогательные, которые в свою очередь делятся на коммерческие и технологические .

К основным коммерческим функциям относятся непосредственная покупка и аренда материальных ресурсов промышленными предприятиями, сопровождаемая изменением формы стоимости.

Вспомогательные коммерческие функции - маркетинговые и юридические. Маркетинговые функции коммерческого характера включают вопросы определения и выбора конкретных поставщиков материальных ресурсов. В ряде случаев в качестве поставщиков могут выступать посреднические структуры.

Юридические функции связаны с правовым обеспечением и защитой прав собственности, подготовкой и ведением деловых переговоров и юридическим оформлением сделок и контролем за их исполнением.

Технологические функции включают вопросы доставки и хранения материальных ресурсов. Этому предшествуют ряд вспомогательных функций по распаковке, расконсервации, заготовки и предварительной обработки.

Ряд экономистов выделяют также внешние и внутренние функции .

Внешние функции реализуются вне предприятия во взаимоотношениях с поставщиками, оптовиками, розничными, торговыми, транспортными организациями. К основным внешним функциям можно отнести:

Анализ рынка поставщиков материально-технических ресурсов с целью выбора оптимального контрагента с последующим заключением договоров;

Создание хозяйственных взаимоотношений в сфере поставок ресурсов, основанных на принципе рациональности;

Обоснование метода выбора средств доставки ресурсов на предприятие, анализ транспортных фирм с целью выбора наиболее подходящего.

Внутренние функции реализуются непосредственно внутри предприятия и проявляются во взаимоотношениях отела материально-технического обеспечения с администрацией предприятия, а также с другими производственными единицами предприятия. К основным внутренним функциям можно отнести:

Разработка материального баланса или же плана снабжения;

Распределение поступаемых материально-технических ресурсов по различным подразделениям согласно производственным планам, заданиям;

Разработка лимитов по отпуску материалов в производство;

Техническая подготовка материалов к отпуску в производство;

Организация оптимального потока материальных ресурсов на предприятии, его регулирование и контроль над его движением.

Конкретизируя перечисленные функции можно отметить следующие основные направления деятельности отдела МТО :

1) проведение маркетинговых исследований рынка поставщиков по конкретным видам ресурсов. Выбор поставщиков рекомендуется осуществлять исходя из следующих требований: наличие у поставщика лицензии и достаточного опыта работы в данной области; высокий организационно-технический уровень производства; надежность и прибыльность работы; обеспечение конкурентоспособности выпускаемых товаров; приемлемая (оптимальная) их цена; простота схемы и стабильность поставок;

2) нормирование потребности в конкретных видах ресурсов;

3) разработка организационно-технических мероприятий по снижению норм и нормативов расхода ресурсов;

4) поиск каналов и форм материально-технического обеспечения производства;

5) разработка материальных балансов;

6) планирование материально-технического обеспечения производства ресурсами;

7) организация доставки, хранения и подготовки ресурсов к производству;

8) организация обеспечения ресурсами рабочих мест;

9) учет и контроль использования ресурсов;

10)организация сбора и переработки отходов производства;

11)анализ эффективности использования ресурсов;

12)стимулирование улучшения использования ресурсов.

Мы уже говорили о том, что процесс снабжения на предприятии осуществляется отделом снабжения или материально-техническим обеспечением. Кратко мы рассмотрели возможные организационные аспекты формирования службы снабжения на предприятии. Необходимо также отметить, что с целью организации качественного управления движением материального потока, в отделе должны работать высококвалифицированные специалисты. Такое требование обусловлено тем, что осуществление функций снабжения носят сложный комплексный характер, где требуются знания в различных областях логистики, маркетинга, экономике организации производства, навыки нормирования, прогнозирования и т.д.


2. Методы определения потребности фирмы в необходимых ресурсах

2.1 Методы определения потребностей по качеству и количеству товаров и услуг

Определение потребностей в материалах является одной из наиболее важных работ, выполняемых в процессе планирования материального обеспечения производства. Размер и вид потребностей служат основанием для выбора условий доставки материалов, например, в соответствии с ритмом расхода, производственным циклом изделия и др. Возможные колебания потребностей и сроков поставок обусловливают необходимость непрерывного контроля за уровнем производственных запасов.

Необходимым условием решения задач определения потребностей в материалах является выбор метода их расчета и установление вида потребности.

Под потребностью в сырье и материалах понимается их количество, необходимое к определенному сроку на установленный период для обеспечения выполнения заданной программы производства или имеющихся заказов.

Поскольку в большинстве случаев потребность в материалах увязывается с некоторым периодом, то говорят о периодической потребности.

Периодическая потребность складывается из первичной и вторичной .

Первичная потребность. Под первичной понимается потребность в готовых изделиях, узлах и деталях, предназначенных для продажи, а также покупных запасных частей. Расчет первичной потребности, как правило, осуществляется с помощью методов математической статистики и прогнозирования, дающих ожидаемую потребность. С целью избежания жесткой зависимости от сроков поставки и страхования себя от потерь предприятие стремится к многократному использованию одних и тех же деталей и узлов путем унификации выпускаемой продукции и созданию их запасов. Риск неправильной оценки или неточного прогноза потребностей компенсируется соответствующим увеличением страховых запасов. Чем надежнее прогноз, тем ниже требуемый уровень запасов.

Установленная первичная потребность является основой управления материальными потоками на предприятиях, работающих в сфере торговли.

При расчете вторичной потребности предполагаются заданными: первичная потребность, включающая сведения об объемах и сроках; спецификации или сведения о применяемости; возможные дополнительные поставки; количество материалов, находящихся в распоряжении предприятия. Поэтому для определения вторичной потребности используются, как правило, детерминированные методы расчета. Если такой способ установления потребности невозможен из-за отсутствия спецификаций или незначительной потребности в материалах, то ее прогнозируют, используя данные о расходе сырья и материалов.

Третичная потребность. Потребность производства во вспомогательных материалах и изнашивающемся инструменте называется третичной. Она может быть определена исходя из вторичной на основе показателей использования материалов (детерминированное определение потребности), путем проведения стохастических расчетов на основе расхода имеющихся материалов или экспертным путем.

Брутто- и нетто-потребности. Под брутто-потребностью понимается потребность в материалах на плановый период без учета того, имеются ли их запасы на складе или в производстве. Соответственно нетто-потребность характеризует потребность в материалах на плановый период с учетом их наличных запасов и получается как разность между брутто-потребностью и располагаемыми складскими запасами к определенному сроку .

На практике суммарная потребность в материалах увеличивается относительно показания брутто на дополнительную потребность, обусловленную браком в производстве и проведением работ по техническому обслуживанию и ремонту оборудования. После сопоставления с величиной располагаемых складских запасов остаточная потребность корректируется на величину текущих заказов.

В практике работы предприятий используют несколько методов обеспечения производства материалами: позаказный, на основе плановых заданий, на основе осуществляемой потребности.

Позаказный метод можно рассматривать как один из способов материального обеспечения производства на основе плановых заданий, заказов. Отличительной чертой позаказного метода обеспечения является «мгновенное преобразование» возникшей потребности в заказ, что в нормальных условиях приводит к отсутствию складских запасов. Поэтому расчет нетто-потребности не предусматривается.

Обеспечение производства на основе осуществляемого потребления базируется на исходных данных о расходе материалов за прошлые периоды времени и характеризует ожидаемую, прогнозируемую потребность в них.

Материальное обеспечение на основе плановых заданий. Данный метод основывается на детерминированном расчете потребности в материалах. При этом предполагаются известными первичная потребность на определенный период, структура изделий в виде спецификаций, позволяющая определить вторичную потребность, и возможная дополнительная потребность .

При обеспечении материалами на основе плановых заданий размер заказа определяется исходя из нетто-потребности с учетом планируемого поступления и наличия материалов на складе.

Материальное обеспечение на основе осуществляемого потребления. Целью такого способа материального обеспечения является своевременное пополнение запасов и поддержание их на таком уровне, который позволял бы покрыть любую потребность до нового поступления материалов. В соответствии с поставленной целью решается задача определения момента времени дополнительного заказа, вопрос о размере заказа не рассматривается .

В зависимости от вида проверки и выдачи заказов различают два метода материального обеспечения на основе осуществляемого потребления, известные как системы управления запасами. Это методы: обеспечения своевременных заказов (система регулирования запасов с фиксированным размером заказа) и необходимой ритмичности (система регулирования запасов с фиксированной периодичностью).